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會議活動安排流程方案 活動流程詳細怎么寫

來源:伍方會務   發布時間:2023-03-14 11:57:36   瀏覽次數:3187

活動安排要落實到工作的具體細節,包括前期準備工作和當天工作安排。活動策劃者需要將活動當天的流程安排到位,做到環環相扣,避免活動當天出現問題。在本文,杭州會務公司伍方具體講述了活動安排和活動流程的內容,并提供了活動安排表、活動流程表模板,供大家參考學習。

活動安排怎么寫

活動安排要落實到工作的具體細節。制訂活動安排表是活動策劃者需要重點關注的問題,更是活動策劃不可缺少的一環。活動策劃師/活動策劃者需要將工作落實到三個部分,即落實到合適的部門、合適的人和具體完成時間,只有這樣才能制訂好活動安排表。一般來說,活動安排表需要包括兩個部分:前期準備工作和當天工作安排。以舉辦新品發布會活動為例,其活動安排表如表1-1所示。

表1-1:某品牌新品發布會活動安排表

活動名稱 某品牌新品發布會
活動主題 將某品牌新產品正式向外推廣
活動開始時間 2023年5月26日 下午13:30
用途 分配部門 時間 日期
確定會場 人事部門 5天 2023年2月13日-2023年2月17日
會場購買使用物料 采購部門 兩星期 2023年2月18日-2023年3月1日
發送邀請函 人事部門 一星期 2023年3月2日-2023年3月8日
會場設計 設計部門 兩星期 2023年3月9日-2023年3月20日
會場布置 設計部門 三星期 2023年3月23日-2023年4月10日
檢查會場 審檢部門 三星期 2023年4月13日-2023年4月30日12點
臨時雇用人員 人事部門 兩星期 2023年5月4日-2023年5月15日
宣傳廣告 產品宣傳部 一星期 2023年5月18日2023年5月25日

活動策劃者在進行會議活動工作安排時,最好是將時間安排到分鐘,越精確越好,這樣可以緩解工作落實慢的情況,避免活動當天出現問題。

活動流程彩排
▲活動流程彩排

會議活動流程安排

會議活動策劃中,活動具體流程表也是一個重點,活動策劃者需要將活動當天的流程安排到位,并一一列舉出來,讓領導、操作人員知道活動大概的流程。這樣,活動才會更嚴謹,更容易成功。活動流程包括時間、活動內容、主持人/禮儀工作內容、大屏內容、燈光音響控制、直播內容等,活動流程環環相扣。以新品發布會、論壇峰會為例,活動具體流程表如表1-2、1-3所示。

表1-2:某品牌新品發布會活動具體流程表

活動名稱 某產品新品發布會
活動主題 將某新產品正式向外推廣
活動開始時間 2023年5月26日下午14:00
事件 時間 具體描述
簽到 13:30-14:00 記錄參會媒體
主持人開場白 14:00 主持人上臺+輕音樂
節目 14:15 小型音樂會
介紹產品 14:45 介紹新產品的新功能、生產背景等內容
主持人謝幕 15:15 宣布發布會結束
發布會結束 15:30 發布會全部結束

表1-3:某論壇峰會流程控本

時間 環節 活動內容 中間主屏(8*4米) 兩側分屏(5*4米) 音響 燈光 直播 物料 備注
起點 終點 時長
上午場
8:30 9:00 30min 簽到入場 領導、嘉賓、媒體入場 主KV 暖場音樂 全場燈光亮;面光關 主KV 參會證 場地燈光會議模式;禮儀會場門口引導入場。
主持人:金海
9:00 9:05 5min 主持人開場 開場串詞,介紹來賓 主持人介紹畫面 主持人上場音樂/介紹領導時的音樂 上場燈光+面光 LIVE 鵝頸#1#2;手持#1 臺口兩側各一位禮儀,輪換。手持#1一直放講臺,下同。
9:05 9:10 5min 領導致歡迎辭 蕭山區領導 王敏致辭 王敏介紹畫面 LIVE 領導上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 鵝頸#1#2 大屏先通屏,再分屏。下同。致辭本1號。
9:10 9:20 10min 論壇領導致辭 CCF理事長 梅宏致辭 梅宏介紹畫面 LIVE 領導上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 鵝頸#1#2 致辭本3號
9:20 9:45 25min 白皮書發布 《數據資源體系構建白皮書》發布     嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 鵝頸#1#2;手持#1 禮儀迎接
9:45 10:05 20min 嘉賓合影、茶歇 主KV 暖場音樂 全場燈光亮;面光關 主KV   會務組主持引導領導合影(4名禮儀引導)
主持人:程學旗
10:05 10:30 25min 主題報告1 陳純《時序大數據流(圖)實時計算及智能決策》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
10:30 10:55 25min 主題報告2 蔣昌俊《數字金融模擬器》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
10:55 11:20 25min 主題報告3 張國有《漁船數據來源結構及其數字經濟問題》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
11:20 12:20 60min 圓桌論壇 6位嘉賓《數字經濟發展戰略路線圖:經濟與技術視角》 圓桌論壇畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2、#3、#4、#5、#6、#7;沙發6張 執行人員搬沙發,禮儀放話筒
下午場
主持人:靳小龍
14:00 14:20 20min 主題報告4 黃益平《循序漸進地建設數據交易市場體系》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
14:20 14:40 20min 主題報告5 李曉東《夯實數據資源體系 暢通數據資源循環》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
14:40 15:00 20min 主題報告6 李向陽《數據要素共享和交易流通之挑戰與初探》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
15:00 15:20 20min 主題報告7 徐文偉《科技賦能數字經》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
15:20 15:40 20min 主題報告8 安筱鵬《全球視野中數實融合的風向標》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
15:40 16:00 20min 主題報告9 李振華《數據要素流通與數字技術支撐》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
主持人:李振華
16:20 16:40 20min 主題報告10 季衛東《元宇宙的數字經濟與法律》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
16:40 17:00 20min 主題報告11 穆榮平《創新驅動數字賦能高質量發展的政策思考》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
17:00 17:20 20min 主題報告12 高富平《以數據持有權開啟數據要素市場》 PPT 固定畫面 嘉賓上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 手持#2;翻頁筆  
17:20 17:30 10min 大會總結 梅宏 大會總結 主KV 領導上場音樂 上場燈光+面光 LIVE 鵝頸#1#2;手持#2  

會議活動流程控制臺
▲會議活動流程控制臺

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