一、人員分工安排
伍方會(huì)議認(rèn)為舉辦公司年會(huì)必須成立一個(gè)年會(huì)小組，有一個(gè)總負(fù)責(zé)人，根據(jù)大家的特長(zhǎng)來進(jìn)行人員分工。讓有組織能力的人去發(fā)動(dòng)公司的員工，并將大家組織在一起排練在年會(huì)上演出的才藝節(jié)目，請(qǐng)專業(yè)的老師進(jìn)行授課，為表演的人安排練習(xí)場(chǎng)所，聯(lián)系現(xiàn)場(chǎng)的服裝化妝等一切相關(guān)的工作。有人負(fù)責(zé)采購(gòu)年會(huì)活動(dòng)所需要的物料，有人負(fù)責(zé)與場(chǎng)地進(jìn)行聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作，有人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作等等。年會(huì)小組中每個(gè)人都將獨(dú)立負(fù)責(zé)自己的環(huán)節(jié)部分的準(zhǔn)備工作，并及時(shí)統(tǒng)一向負(fù)責(zé)人報(bào)告，確保活動(dòng)的順利進(jìn)行。同時(shí)，負(fù)責(zé)人也應(yīng)準(zhǔn)備一套應(yīng)急預(yù)案以確認(rèn)突發(fā)情況的發(fā)生。
二、年會(huì)嘉賓的邀請(qǐng)
要有專門的負(fù)責(zé)人去邀請(qǐng)嘉賓。一般情況下，有的公司年會(huì)會(huì)邀請(qǐng)一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶了解公司的實(shí)力以及員工的素質(zhì)。如果說公司費(fèi)用方面，可以特別的去邀請(qǐng)一名到兩名社會(huì)上的知名人士來到現(xiàn)場(chǎng)參與表演或是互動(dòng)，讓年會(huì)更加精彩。
三、年會(huì)節(jié)目的排演
公司年會(huì)上都會(huì)有公司的員工參與的表演。可以請(qǐng)來專業(yè)的老師進(jìn)行指導(dǎo)并協(xié)助編排節(jié)目。企業(yè)員工都不是專業(yè)演員，必須要多做整合預(yù)演。可以集中所有演出人員及主持人，在布置好的現(xiàn)場(chǎng)按照時(shí)間順序彩排各個(gè)環(huán)節(jié)。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺(tái)位置，上下臺(tái)方向，現(xiàn)場(chǎng)音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。
年會(huì)表演節(jié)目
四、劃分年會(huì)區(qū)域、購(gòu)買物品
通常在年會(huì)開始的前一天布置（也要考慮到工作量是否合適）。公司年會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)搭建工作包括舞臺(tái)區(qū)、嘉賓區(qū)（餐區(qū)）、VIP室、候場(chǎng)區(qū)、化妝區(qū)。有些公司為了體現(xiàn)出對(duì)員工及嘉賓的人性關(guān)懷，還會(huì)特意準(zhǔn)備餐前交淡區(qū)及吸煙區(qū)。
五、細(xì)節(jié)安排及注意事項(xiàng)
在公司年會(huì)策劃執(zhí)行中的細(xì)節(jié)安排是非常重要的。根據(jù)杭州年會(huì)策劃公司伍方會(huì)議以往的經(jīng)驗(yàn)，會(huì)出現(xiàn)諸如以下的一些情況，比如說現(xiàn)場(chǎng)的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的節(jié)目大家來不及看了，菜上晚了，餓肚子也是不好的。每個(gè)環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)中的串場(chǎng)安排也可以看出組織的精心安排，是通過主持人的串詞，還是通過視頻音樂，不同的設(shè)置也會(huì)帶來意向不到的效果。為了讓年會(huì)舉辦出更好效果，很多公司有想要有不同的創(chuàng)意讓年會(huì)不同以往，可以和我們深入溝通、碰撞，伍方的專業(yè)活動(dòng)創(chuàng)意策劃團(tuán)隊(duì)，會(huì)盡最大努力為公司安排好年會(huì)活動(dòng)。
