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大型會議活動報批流程及申請資料詳解

來源:伍方會務   發布時間:2021-04-23 11:38:12   瀏覽次數:11131

會展活動是會議、展覽、大型活動等集體性活動的簡稱。多少人的活動需要報批,商場辦活動、大型賽事活動需要報批嗎?上海、杭州、廣州、成都、深圳、重慶等熱門會展地區開展論壇活動需要報批嗎?活動報批流程是怎樣的,需要什么資料?哪些作為活動人或活動主辦方經常被這些問題困擾。

作為活動人或活動主辦方到一個城市辦會展活動,常會被這些問題困擾。100人以上的活動需要報批嗎?500人活動要有哪些報批?500人以下的活動需要報批嗎?商場辦活動需要報批嗎?開業活動需要報批嗎?大型賽事活動報批流程是怎樣的?活動報批需要什么資料?上海、杭州、廣州、成都、深圳、重慶開展論壇活動需要報批嗎?

年會活動現場
▲年會活動現場

會展活動是會議、展覽、大型活動等集體性活動的簡稱。其內涵是指在一定的地域空間,圍繞特定主題,眾多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會交流活動;其外延包括各種類型的博覽會、展覽會、展銷會、大中型會議、競技運動、文化活動、節慶活動、廟會活動等。在大型會議活動的運營管理中,報批是不可缺少的環節,且是如果不能成功報批還有可能讓活動出現臨時流產的情況。

根據《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規定,公民、法人或者其他組織從事特定活動,依法需要取得行政許可的,應當向行政機關提出申請,待取得相關部門批準后方可實施。我們一般常見的活動,需要報批的以公安、消防、文化和環衛四個部門為主,其他的申報行政機關也有可能出現,但通常較少,以四者居多。

大型會議活動
▲大型會議活動實拍

一、公安部門報批

為了保證各項大中型會議活動的正常進行,維護社會治安秩序和公共安全,保護公民、法人和其他組織的合法權益,公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準。

通常來說,是否需要報批和向哪一級部門報批取決于會議活動的人數。參加人數在二百人以上三千人以下的,由縣(區)級公安機關許可;人數在三千人以上的,由地(市)級公安機關許可;跨地區的群眾性活動,由共同的上一級公安機關許可。活動申請所需要提交的文件資料有:

(1) 活動方案和說明;

(2) 活動安全保衛工作方案;

(3) 場地管理者出具的同意使用證明;

(4) 申請人身份證明及無違法犯罪記錄等;

(5) 法律、法規和規章規定須經有關主管部門批準的活動,應當同時提交有關批準文件。

在這其中,以活動安保工作最為重要,尤其是大型會議活動、大型會展活動,安保工作方案所需要包含的要點有:

(1) 活動的時間、地點、人數、規模、內容及組織方式;

(2) 安全工作人員情況、數量和任務分配、識別標志;

(3) 場地建筑和設施的消防、安全情況;

(4) 入場票證的管理、查驗措施;

(5) 場地人員的核定容量;

(6) 迅速疏散人員的預備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動的時候,入場票證必須經過安全的防偽監制,即便現場工作人員佩戴的工作證件也需要查驗。

二、消防部門審批

大型會議活動的組織除了安全問題,還有很重要的就是消防安全了。消防部門主要針對活動場地的消防設施和措施進行審查,像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。

具體來說,在各種大型會議活動中的舞臺或展位搭建方案,包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經過主管單位或消防部門的審批。

我國的消防法規定, 舉辦大型集會、焰火晚會、燈會等群眾性活動,具有火災危險的,主辦單位應當制定滅火和應急疏散預案,落實消防安全措施,并向公安消防機構申報,經公安消防機構對活動現場進行消防安全檢查合格后,方可舉辦。

三、文化部門報批

凡是有大型營業性演出的活動或活動中帶有表演內容的活動,一般都需要提前經過文化部門的審批。并且,根據《營業性演出管理條例實施細則》第三十條規定,任何單位舉辦營業性演出活動,都應當委托演出公司承辦,并按照規定辦理審批手續。營業性演出主要包括下列方式:

(1) 售票或者包場的;

(2) 支付演出單位或者個人報酬的;

(3) 以演出為媒介進行廣告宣傳或者產品促銷的;

(4) 有贊助或者捐助的;

(5) 以其他經營方式組織演出的。

其中,占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場(館)或者其他非營業性演出場所舉辦營業性演出活動的,應當報經當地縣級以上地方人民政府文化行政部門、公安機關和其他有關部門批準。申請時應提交的文件有:

(1) 演出申請書;

(2) 與演出相關的各類演出合同文本;

(3)演出節目內容材料;

(4) 營業性文藝表演團體的《演出證》。

四、環衛部門審批

環衛部門一般對會議活動的相關審批比較少,需要環衛部門審批的會議活動主要是跟公共環境有關的,比如在會場附近區域懸掛橫幅、豎幅等可能影響市容的宣傳材料(會場所轄場地以內不算)。

所以,大型會議活動報批最關鍵的還是在于公安、消防、文化部門,而報批成功也有兩個非常關鍵的工作,一是把握好時間,最好是盡量提早以備審批流程需要消耗的時間,不要錯過了最佳報批時間;二是準備好材料,清晰了解活動當地部門一般需要查詢的材料,這些材料可以向場地方咨詢。

企業上市儀式活動現場
▲企業上市儀式活動現場

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